Perguntas Frequentes

Veja abaixo as perguntas mais frequentes em cada departamento da Contabilidade:

Departamento de Contabilidade

Quais os documentos que devo enviar à contabilidade?
Enviar mensalmente os extratos de todas as contas bancárias (conta corrente, aplicação) de todos os bancos que a empresa possua;
Sempre que forem realizados empréstimos bancários deve ser enviado cópia do contrato;
Enviar uma cópia do contrato do aluguel, caso o imóvel em que a empresa esteja instalada, seja locado;
Comprovantes de pagamento de água, luz, telefone e demais despesas que estejam em nome da empresa.

Devo enviar o comprovante de pagamento das contas?
Sim. Qualquer pagamento efetuado pela empresa com devido comprovante de aquisição deve ser enviado para contabilidade, se não pode ser considerado como pago.

Quais documentos não devo enviar à contabilidade?
Documentos particulares, ou que não estejam em nome da empresa.

Qual o prazo máximo de envio dos documentos à contabilidade?
Até dia 15 do mês subseqüente.

Quando adquiro um bem (veículos, máquinas, etc) devo enviar os documentos de aquisição ao escritório?
Sim. Qualquer bem adquirido pela empresa deve ter tratamento contábil, pois vai fazer parte do ativo da empresa.

Qual o destino dos documentos enviados à Contabilidade?
Primeiro passo é fazer uma triagem dos documentos a quais são hábeis para escrituração. Depois de lançados são arquivados em espaço próprio durante o período de fechamento. Logo após são devolvidos ao cliente, para arquivamento na própria empresa.

Qual a função dos documentos enviados à Contabilidade?
São feitos balancetes periódicos para análise (inclusive quando solicitado por bancos), é elaborado o Balanço Patrimonial com as devidas demonstrações e em seguida são enviadas as informações para Receita Federal através de declarações acessórias.

Departamento Fiscal

Quais documentos devo enviar para o escritório?
Arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas de saída e de Cupom Fiscal. Também Notas Fiscais Eletrônicas de Entrada (DANFE).

Devo enviar os arquivos XML de notas canceladas para o escritório?
Sim, inclusive as denegadas (notas fiscais pendentes de regularização fiscal perante a Secretaria da Fazenda).

Por quanto tempo devo arquivar o XML?
Conforme legislação, o contribuinte deve manter armazenado seu XML por até 5 anos.

O Simples Nacional abrange o recolhimento unificado de quais tributos?
O Simples Nacional implica o recolhimento mensal, mediante documento único de arrecadação, dos seguintes tributos:

• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Contribuição para o PIS/Pasep;
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
• Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

 

Existe parcelamento para o Simples Nacional?
Sim. É importante que seja sanado qualquer pendência por falta de pagamento a fim de evitar exclusão do regime tributário.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

Devo pagar o diferencial de alíquota?
Todos os contribuintes do ICMS são obrigados a recolher o ICMS relativo à diferença existente entre a alíquota interna (praticada no Estado destinatário) e a alíquota interestadual, na entrada de mercadorias em casos de compra de material para uso e consumo. Para as empresas Tributadas no Simples Nacional haverá necessidade de recolhimento do diferencial de alíquota em todas as compras efetuadas fora do município.

Departamento Pessoal

Qual a minha obrigação quanto ao recolhimento de impostos?
Os impostos como o próprio nome diz, devem ser sempre obedecidos, pois sempre vão estar previstos em legislação, algumas vezes pode se discutir tais obrigações na justiça, podendo haver a restituição, em alguns casos.

O que pode acontecer caso não cumpra tais obrigações?
De forma imediata na obtenção de certidões negativas e créditos em instituições financeiras ou outras transações necessárias, a inclusão da empresa em cadastro de devedores, tais como o SERASA e CADIN. Algumas obrigações retidas que se não forem repassadas podem configurar apropriação indébita podendo gerar um processo criminal.

Quais os procedimentos necessários para evitar penalizações perante os funcionários?
Observar sempre o que diz a legislação, seguindo os passos necessários, nos prazos estabelecidos, exigindo sempre por escrito qualquer tipo de procedimento.

Quais os deveres da empresa junto aos seguintes orgãos?
Previdência Social
Observar de forma correta os recolhimentos previdenciários, o preenchimento e entrega da GFIP nos prazos legais, encaminhar os empregados para auxílio doença, acidente do trabalho, salário maternidade e aposentadorias.
Sindicatos
Verificar sempre se a empresa está enquadrada na categoria certa, obedecer as convenções coletivas e manter as contribuições em dia.
Ministério do Trabalho
De forma geral, cumprindo sempre o que diz a CLT, principalmente com relação a saúde do trabalhador, ao controle de horário, admissões e demissões e recolhimento de FGTS.

Qual a rotina a ser cumprida, quando da admissão/demissão de funcionários?
Observar na legislação todos os passos com atenção especial aos prazos para a entrega de documentos, pagamentos de rescisões, sempre atento às situações que permitem ou não admitir e/ou demitir empregados.

Quais os prazos para entrega de documentos ao escritório?
O escritório considera como os dias 21 e 22 do mês subsequente ideal para a devolução dos documentos do mês anterior, outros prazos poderão ser vinculados ao encerramento da folha, dias 25 e 30. Algumas obrigações ainda deverão observar os prazos constantes da legislação conforme cada situação.

Como proceder no caso de um ‘acidente de trabalho’?
O primeiro passo é o socorro à vítima, encaminhando o acidentado para o atendimento médico. Em seguida a empresa deve providenciar a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) registrando-a no INSS para futuro auxílio doença acidentário após os 15 dias que são de obrigação da empresa. A empresa deverá também comunicar o acidente de trabalho à Previdência Social até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente.

Qual o procedimento no caso de auxílio doença, salário maternidade e aposentadoria dos empregados?
Estar sempre de acordo com a legislação previdenciária com relação a carências, prazos, direitos e obrigações para requerer tais benefícios.

Com relação às férias, quais os cuidados que devemos tomar em termos de prazos, direitos e valores?
Solicitar periodicamente um relatório de vencimento de férias acompanhando e criando uma escala de férias conforme a necessidade da empresa para evitar acúmulos ou mesmo penalidades por não cumprir com os prazos legais.

Como proceder com relação ao pagamento do 13º salário, período, valores e obrigações?
Conforme a legislação pagar de fevereiro a novembro a primeira parcela, e até o dia 20 de dezembro a segunda. Recolhendo o FGTS em cada parcela e fazendo os descontos e recolhimentos obrigatórios (INSS e IRRF) somente na segunda.